Jak w 5 minut dziennie poprawić swoją produktywność?

“To zdolność dokonywania wyborów czyni z nas ludzi”
Madeleine L’Engle

Produktywność to nie umiejętność robienia więcej lub wszystkiego w danym przedziale czasowym ale podejmowanie takich decyzji i robienie tych rzeczy, które przybliżają nas do realizacji naszych celów. W produktywności często chodzi o mniej. Mniej dzięki czemu czujemy się lepiej. 

Bo każdy z nas ma tyle samo czasu.

Doba ma 24h. Dla każdego. Jednak często słyszymy albo sami mówimy, ja również, że nie mamy czasu. Rozmywamy się w ciągu dnia. Czujemy się bardzo zajęci, ale nieproduktywni. Stajemy się coraz lepsi w coraz mniej istotnych sprawach. A tak naprawdę chodzi o to jakie decyzje podejmujemy każdego dnia. Jak inwestujemy w swoje 24h. I jakie plony zbierzemy dnia następnego. 

W dzisiejszym wpisie chciałabym przybliżyć dla Was dwie zasady, które pomagają dokonywać lepszych wyborów i realizować rzeczy, które są dla nas istotne. A co najważniejsze ich realizacja zajmuje tylko 5 minut dziennie!

Pierwsza z nich to złota zasada 2 minut. Polega ona na wdrożeniu w życie zasady, która mówi nam o tym, że jeśli na naszej liście do zrobienia pojawia się nowe zadanie wystarczy zadać sobie pytanie: Czy jestem w stanie wykonać go w 2 lub mniej minut?
Jeśli odpowiedź jest pozytywna - zrób to! Jeśli nie, zdecyduj czy chcesz zapisać to zadanie na swojej liście lub po prostu chcesz go zostawić kompletnie. Zasada 2 minut pozwala wyeliminować z codziennego zabiegania proste i szybkie czynności, dzięki czemu zyskujemy więcej czasu do realizacji rzeczy ważnych.

Dla wizualizacji tej zasady załóżmy, że otrzymałeś mailową prośbę o przesłanie swoich danych kontaktowych w celu wystawienia faktury. Po przeczytaniu tego maila możesz odpisać na niego od razu lub zapisać to zadanie na swojej liście i wrócić do niego w przyszłości. Jednak wykonanie go od razu (jeśli rzeczywiście mieści się w 2 minutach) pozwoli nam zwyczajnie zapomnieć o tym i zwolnić część naszych zasobów na pracę nad rzeczami najbardziej istotnymi! Następnym razem spróbuj zadać sobie pytanie: Czy mogę wykonać to zadanie w 2 minuty. 

Drugą zasadą, którą chciałam się z Wami dzisiaj podzielić jest technika ustalania priorytetów. Zasada ta jest pewnego rodzaju strategią zarządzania czasem aby maksymalizować efekty swojej pracy poprzez skupianie się na realizacji rzeczy ważnych. Jak działa? Polega na tym aby każdego dnia wyznaczyć sobie maksymalnie 3 priorytety do wykonania danego dnia. Pamiętajcie 3 to nie 4 ani 5 ani więcej. Jasne, tu tkwi pokusa bo mamy ogólną tendencję do błędnego estymowania czasu potrzebnego na realizację różnych rzeczy. Dodatkowo często nie zostawiamy sobie ani chwili na zastanowienie co jest teraz ważne. Chwili na bycie tu i teraz.  
Jak mówił Lin Yutang, chiński pisarz i nowelista “Mądrość życiowa polega na eliminowaniu tego, co nieważne”. Przysłowiowo właśnie poprzez wypychanie swojego dnia i kalendarza po brzegi powoli zatracamy się w pościgu gubiąc siebie. Gubiąc to co jest dla nas najważniejsze. Realizując rzeczy, które nie są dla nas wartościowe. Zgadzając się na wszystkie prośby, które do nas spływają. Rozmywając się. Początkowo ustalanie priorytetów nie będzie dla nas proste. Bo przecież wszystko muszę zrobić dzisiaj i na już. Ale czy rzeczywiście? Czy rzeczywiście muszę, na dzisiaj i na już? Na to pytanie trzeba sobie odpowiedzieć indywidualnie i szczerze w zgodzie z samym sobą.

Jak więc podejść do tego zadania?

1. Weź kartkę papieru i nie zastanawiając się długo wypisz rzeczy, które “musisz” zrobić dzisiaj/jutro. Spisz wszystko! Masz?
   
2. Spójrz teraz na tę listę. Ile jest tam pozycji? Zakładam, że więcej niż 3. 
   
3. Do każdej pozycji na liście zadaj pytanie: Co jeśli nie zrobię tego jutro? Dodatkowo poszerz to o kolejne pytanie: Co da mi realizacja tego zadania? Jaki aspekt życia, który jest dla mnie ważny będzie choć troszkę w lepszej kondycji po realizacji tego zadania? Pamiętaj - bądź ze sobą szczery!
   
4. Patrząc na odpowiedzi wybierz priorytety na kolejny dzień: Jakie 2-3 rzeczy są dla mnie najważniejsze do realizacji jutro? 
   
5. Przez moment zastanów się nad konkretami - Czy wiem jak podejść do tych zadań? Czy wiem kiedy uznam je za skończone? Czy ktoś lub coś może mi pomóc w ich realizacji?
   
6. Na koniec przenieś wybrane punkty na osobną kartkę/planner cokolwiek co pozwoli Ci o nich pamiętać dnia następnego. 
   
7. Gratuluję - dokonałeś wyboru!
   

 
Początek będzie wymagać od Ciebie większego zaangażowania w planowanie i wybieranie priorytetów. Z czasem jednak proces ten będzie stawał się coraz prostszy i szybszy. Jako kolejny krok zachęcam jeszcze bardziej zmniejszać ilość najważniejszych rzeczy do 1. Dla zainteresowanych dodam, że słowo priorytet pojawiło się w języku angielskim w XV wieku i przez pięć stuleci funkcjonowało wyłącznie w liczbie pojedynczej. Dopiero w XX wieku wymyśliliśmy liczbę mnogą i zaczęliśmy mówić o priorytetach. Umiejętność redukowania, upraszczania i koncentrowania się na tym co bezwzględnie ważne pozwala nam poczuć się wolnym. 

Opisane wyżej zasady nie powinny zabrać Ci więcej niż 5 minut dziennie. Dzięki wprowadzeniu ich w życie możesz nie tylko zwiększyć swoją produktywność ale przede wszystkim skupić się na realizacji rzeczy najważniejszych. Trzymam kciuki za Twoje postępy w zarządzaniu czasem. Podziel się z nami w komentarzach jak Ci idzie, i jakie zmiany zaczynasz zauważać. 

A jeśli chcesz poznać więcej na temat zarządzania czasem zapraszamy Cię w najbliższy piątek na O!Coaching Inspiracje.


Katarzyna